Меню

Как мы построили ERP-систему для службы доставки товаров из IKEA

ERP IKEA

Не так давно мы рассказывали какие преимущества может принести внедренная в бизнес ERP-система.
ссылка на статью

Если резюмировать предыдущую статью, то ERP позволяет:

  • Объединить все бизнес-процессы по единым правилам в рамках одной системы;
  • Оперативно получать руководством информацию о всех сторонах деятельности предприятия;
  • Планировать и контролировать деятельности организации (краткосрочные и долгосрочные планы различных подразделений увязываются между собой).
  • Увеличивать эффективность управления бизнесом и его конкурентоспособность.

Сейчас мы расскажем вам про наш опыт работы с коллегами из сервиса по доставке товаров из IKEA в Кострому — S-44.RU

Для чего?

Стояла задача автоматизации 99% бизнес-процессов предприятия с целью увеличения прибыли сервиса.

С чего чачинали?

До внедрения ERP-системы служба доставки работала вроде бы «хорошо», менеджеры вносили заказы в прошлую систему учета, обзванивали и объясняли клиентам методы работы сервиса и правила ценообразования, регулярно вручную проверяли оплаты клиентов, вручную формировали всевозможные списки набора товаров, оплат, списки доставки, возврата, постоянно сидели на телефоне в случаях изменения какой-либо информации в заказах клиентов, постоянно записывали на бумажке всевозможные задачи и напоминалки друг другу, а руководство регулярно тратило время на контроль сотрудников, выяснения причин кассового разрыва, подсчет оборота и прибыли, на решение конфликтных ситуаций с клиентами в результате человеческих ошибок.

Так как бизнес был достаточно насыщен и насчитывалось от 50 заявок в сутки (представьте, что это 50 заказов и у каждого по 5-10 позиций в заказе и это все нужно четко хранить на складе, инвентаризировать и выдавать), то вопрос о необходимости систематизации и контроля этих заявок стоял очень остро, нужна была система которая бы взяла на себя часть ответственности менеджера, кладовщика, курьера, руководителя, позволив всем им быстрее принимать более точные решения и повысить эффективность своей работы.

Что мы сделали?

Итак, что было сделано в рамках нашего сотрудничества:

  1. Запущен сайт, который позволяет максимально прозрачно и просто создать заказ как клиенту так и менеджеру системы, познакомиться со всеми условиями сервиса, поучаствовать в розыгрышах, отследить заказы, изучать аналитику и каналы лидогенерации, проводить рекламные кампании и многое другое.
  2. В связке с сайтом, через который генерировались заказы и принимались оплаты еще была реализована ERP-система, которая сотсояла из:
    • системы отображения заказов персоналу сервиса, которая позволяла оперативно и точно получить информацию о всех заказах за любой период, их общий вес и объем, сумму оплат и долгов, отфильтровать по люому параметру, распечатаь необходимы бланки.
    • системы учета платежей от клиентов, которая автоматически рассчитывалась нужную для оплаты сумму заказ и подтвержада платеж, уведомляя клиента по СМС
    • системы контроля кассы в точке выдачи заказов
    • системы безопасности и логирования действий сотрудников
    • системы сборки и оптимизации списков набора (собирались заявки на товары за неделю, производилось составление списка с ключевыми параметрами и его оптимизация)
    • системы учета возврата брака или отказа товаров
    • системы личных сообщений и оценки сотрудников
    • системы рассылки уведомлений клиентам
    • системы помогающей составлять маршрутные листы для доставок товаров до дома клиентов

Были полностью автоматизированы 5 ролей сотрудников и каждая из них имеет свой доступ и свой функционал в системе:

  • руководитель
  • менеджер
  • экспедитор
  • кладовщик
  • курьер

Как это работает?

Вы только представьте как удобно стало работать сервису с вендрением ERP:

  • клиент быстро и просто оформляет заказ через сайт, видит дату его поставки согласно выставленным периодам в ERP-системе, видит конечную сумму и получает СМС-уведомление о статусе заказа на каждом этапе, может сам легко и быстро добавлять или удалять нужные позиции из заказа, что сразу же видит менеджер системы, экспедитор, кладовщик.
  • в эту же секунду после оформления клиентом заказа, менеджер видит созданный заказ и его параметры, видит контакты клиента, на основании чего-либо он может добавить или удалить позицию из заказа, оставить заметку, изменить доставку либо же внести сумму, если клиент пришел лично и заплатил
  • менеджер имеет возможность получить заказы за определенный период, узнать их общие характеристики, изменить статусы, отправить их в другое подразделение, группировать товары, разослать уведомления и много другое. Все его действия сопровождает ERP, не давая сделать что-то ненужное или же помогая получить нужную информацию в 1 клик
  • сотрудники, которые производят покупку товара в IKEA имеют свой интерфейс в реализованной нами ERP-системе и видят заказы, которые необходимо закупить, система сама знает какой товар в этот день нужно закупит, даже ряд и место нахождения твоара внутри магазина IKEA подскажет, показывает описание, количество, цену и картину товара, любое изменение любого параметра обрабатывается системой и уведомляет менеджера и клиента, что позволяет моментально узнать о прогрессе покупки позиций в заказе или же отсутствии какого-либо товара, система позволяет сразу же заметить отсутствующий товар клиента на аналогичный и все это в один клик и с уведомлениями всех необходимых узлов данного бизнес-процесса
  • сотрудник, который производит сортировку заказов и складской учет благодаря внедрению ERP всегда в курсе что и где лежит на складе, какой товар к какому заказу относится, система позволяет вести инвентаризацию склада и отображает реальное его состояние на текущий момент
  • при выдаче заказа система сама поймет какая оплата необходима, если товар был с браком или возвращен по желанию система также будет к этому готова и все ее ключевые модули будут в курсе как им нужно работать, Например, человек отказывается при получении от части заказа, моментально заказ будет пересчитан, учтен в таблице движения средств, будет оприходован на складе и занесен в определенные списки, все эти изменения будет видно и понятно кто когда и почему это сделал.

Какой результат?

Таким образом, ERP-система помогла учитывать и сопровождать все бизнес процессы предприятия, помогла персоналу принимать правильные решения, быть сосредоточенными на действительно важной и эффективной работе. В результате чего свелось к минимуму кол-во ошибки сотрудников, процессы стали более быстрыми и удобными, руководство более осведомленным и имеющим огромную почву для изучения и оптимизации своего предприятия, а клиенты предприятия после внедрения ERP-системы стали более лояльными, что привело к кратному росту количества заявок и увеличился среднего чека заказа.

Мы очень рады, что нам удалось поучаствовать в данном проекте, но наше сотрудничество не закончено и мы всего готовы воплощать смелые идеи и реализовывать любые эксперименты, чтобы вместе с нашими коллегами из сервиса доставки товаров из IKEA (да, именно так, нам не нравится слово «клиент», мы предпочитаем слово «коллега») достигать еще больших результатов.